Sounding Board-Prozess 6. TransformationsWerkstatt vom 15. Oktober 2026 auf der SCOON: Handlungsfeld I „Bürokratierückbau – von der Herausforderung zur Lösung"

Im EinfachMachen-Portal sind seit Start im Dezember 2025 bereits mehr als 30.000 Meldungen eingegangen, die aufzeigen, wo Bürokratie den Alltag erschwert. In der TransformationsWerkstatt Bürokratierückbau am 15.10.2026 auf der Smart Country Convention zeigten wir, wie aus diesen Meldungen konkrete Veränderungen entstehen: wie aus einzelnen Hinweisen relevante Themen werden, über die ganz Deutschland abstimmt, und wie daraus im Rahmen der SPRIND-Challenge „Deutschland, was geht?“ innovative Prototypen entstehen. Die vielversprechendsten Lösungen können sich im Minister-Pitch für eine Förderung von bis zu 100.000 Euro und eine Umsetzungsperspektive in der Bundesverwaltung ab 2027 qualifizieren.

Keine Beteiligungstheorie, sondern eine Prozesskette, die bereits in der Praxis wirkt: Melden – Priorisieren – Entwickeln – Zurückspielen. Gemeinsam mit Gästen aus allen Bereichen der Verwaltung diskutierten wir, wie wir Beteiligung nicht nur sammeln, sondern tatsächlich zu Ende denken - bis zur konkreten Veränderung.

Im Fokus der TransformationsWerkstatt standen drei Leitfragen:

• Nutzendenperspektive: Was müssen das EinfachMachen-Portal und die begleitende Kommunikation leisten, damit Menschen Bürokratierückbau als verständlich, ernsthaft, vertrauensbildend und spürbar erleben?
• Ressortperspektive: Was brauchen Beschäftigte in den Ressorts, um Hinweise und Daten aus dem Portal für ihre Arbeit und für bessere Entscheidungen nutzen zu können?
• Zukunftsperspektive: Wie sollten sich das EinfachMachen-Portal und die „Deutschland, was geht?“-Challenge weiterentwickeln und zusammenspielen, damit daraus dauerhaft wirksame Lösungen für Bürokratierückbau entstehen?
   

Kontext

Die Nutzendenperspektive stellt die Menschen in den Mittelpunkt, die über das EinfachMachen-Portal (EMP) in Interaktion mit der Verwaltung treten. Das EMP soll Bürokratierückbau für sie verständlich, ernsthaft, vertrauensbildend und spürbar machen. Das passt zu Handlungsfeld I „Spürbarer Bürokratierückbau“ der Modernisierungsagenda Bund: Verbesserungen sollen im Alltag von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen ankommen.

Zusammenfassung

Rückmeldung, Teilhabe und Transparenz gelten als zentrale Hebel für Nutzende. Entscheidend ist, dass Meldende den Stand ihrer Meldung nachvollziehen können. Außerdem braucht es eine aktive Kommunikation über Erfolge im Portal und eine Lernkultur, in der Verwaltung Fehler einräumen darf.

Die Handlungsempfehlungen

• Bearbeitungsstand transparent machen
  Der Meldungsstatus sollte sichtbar gemacht werden (eingegangen, in Bearbeitung, umgesetzt). Bei der Einreichung einer Meldung sollte eine ID ausgegeben werden, damit Meldende den Status ihrer Eingabe selbst können.
• Beteiligung stufenweise ermöglichen
  Meldende sollen sich stufenweise einbringen können. Dazu gehören die anonyme und die namentliche Meldungseingabe sowie die Möglichkeit, einen Wunsch nach Rückmeldung zur Umsetzung anzugeben. Außerdem sollen Meldende sich mit den zuständigen Ressorts vernetzen können und stärker mit Personen zusammenarbeiten können, die ähnliche Anliegen teilen. Der Aufbau einer Community sollte geprüft werden, um den Austausch zwischen Meldenden zu stärken. Ergänzt werden könnte dies durch eine Priorisierung über „like“ und „dislike“ sowie durch Opt-ins für individuelles Feedback.
• Zuständigkeiten und Themen sichtbar machen
  Das Portal sollte je Themenbereich das zuständige Ressort anzeigen. Die Newsletterinhalte sollten auf die Themenbereiche ausgerichtet werden. Zudem sollte eine Newsletteranmeldung möglich sein („Möchten Sie weiter informiert werden zu Thema x und y?“).
• Kommunikation und Lernkultur stärken
  Das Portal sollte intensiver beworben werden. Dabei sollten internationale Best-Practice-Beispiele zur Kommunikation genutzt sowie ein Bürgerdialog und die Behördennummer eingebunden werden. Darüber hinaus sollte die Kommunikation rund um das Portal auch zu einer Lernkultur beitragen, in der die Verwaltung Fehler machen darf.
• Verlauf und Ergebnisse zeigen
  Das Portal sollte die Anzahl bereits eingegebener Meldungen zu bestimmten Themenbereichen anzeigen und Doppelungen sichtbar machen. Konkrete Ergebnisse aus Meldungen sollten offengelegt werden. Auch das Scheitern von Vorhaben sollte transparent kommuniziert werden.

Perspektive Handlungsfeld I: Einordnung und Ausblick

• Rückmeldungen als Erfolgsfaktor für Beteiligung etablieren
  Die Ergebnisse unterstreichen, dass Bürokratierückbau nur dann spürbar wird, wenn Nutzende den Stand ihrer Meldung sehen und Ergebnisse nachvollziehen können, sich dadurch vom Staat wahrgenommen und gehört fühlen. Für Handlungsfeld I ergibt sich der Impuls, Rückmeldungen an Meldende als festen Bestandteil des Portals zu verankern sowie das Statustracking zu optimieren.
• Portalfunktionalitäten gezielt weiterentwickeln
  Bürgerinnen und Bürger sollen auch weiterhin ohne große Beteiligungshürden auf dem Portal melden können, wo ihnen Bürokratie im Alltag begegnet. Aktuell erhalten Meldende eine Eingabebestätigung und können auf dem Blog Neuigkeiten zum Thema Bürokratierückbau nachlesen. Das EMP-Team prüft derzeit, welche weiteren vorgeschlagenen Interaktionsstufen zur individuellen Rückmeldung einfach und zeitnah umsetzbar sind. 
   

Kontext

Ressorts sollen Hinweise und Daten aus dem EMP für ihre Arbeit und für bessere Entscheidungen nutzen. Dafür brauchen sie Daten mit Kontext und klare Prozesse.

Zusammenfassung

Die Ressorts brauchen eine einheitliche Datenbasis, klare Zuständigkeiten und transparente Prozesse. Es fehlt momentan noch ein Standard, wie Meldungen in das Verwaltungshandeln einbezogen werden sollen und wie Meldungen bei der verantwortlichen Stelle landen. Priorisiert werden soll anhand von Wirkung, Relevanz und Umsetzbarkeit. Zugleich gilt es, Berichte an die Fachreferate zu bündeln. Entscheidend ist zudem, Meldungen stärker zu kontextualisieren und bestehende Informationsquellen wie Bürgerbüros oder weitere Feedbackkanäle einzubeziehen, um Handlungsbedarfe besser einordnen zu können.

Die Handlungsempfehlungen

• Mindeststandards für Meldungen festlegen
  Für Meldungen sollten einheitliche Anforderungen, Metadaten und Kategorisierungen definiert werden. Zuständigkeiten sollten der Bundes- und der Landesebene sowie den Ressorts zugeordnet und Bezüge zu EU- und nationalem Recht systematisch erfasst werden. Die LeiKa-Klassifizierung (Leistungskatalog) ist aus Landesperspektive hierfür hilfreich. Angaben zu Betroffenengruppe, Zeitpunkt und Verwaltungsebene sollten standardisiert werden, um Auswertungen und Priorisierungen zu erleichtern.
• Priorisierungslogik entwickeln
  Wirkung, Relevanz und Umsetzbarkeit sollten als einheitliche Priorisierungskriterien etabliert werden. Als Entscheidungsgrundlage sollten die Anzahl der Meldungen, Kosten-Nutzen-Abwägungen und die Machbarkeit von Umsetzungen dienen. Meldungen, zu denen es noch keine Umsetzungen gibt, sollten priorisiert werden. Zudem sollten Meldungen mit politischen Prioritäten und laufenden Reformvorhaben verknüpft werden, um Handlungsbedarfe gezielt einordnen zu können.
• Zielprozess für die Bearbeitung etablieren
  Zuständigkeiten, Rollen und Übergaben zwischen Portal, Fachressorts und weiteren Beteiligten sollten klar festgelegt werden. Dafür könnte ein Ticketing mit Status und Workflow eingeführt werden. Die Ressorts sollten die Möglichkeit erhalten, bei Meldenden Rückfragen zu stellen. Außerdem sollte Bürgerinnen und Bürgern zurückgespiegelt werden, wie Meldungen in Umsetzungen einbezogen werden.
• Ressorts mit Kontext versorgen
  Das EMP sollte mit den Ressortportalen verlinkt werden. Zudem sollten Filterungsmöglichkeiten nach Ort und Zuständigkeit angeboten und die Weitergabe von Berichten und Informationen an die Fachreferate ermöglicht werden. KI-gestützte Bürgerservices sowie Bürgerbüros sollten eingebunden werden, um bei der Einordnung von Meldungen zu unterstützen.
• Erwartungen steuern und Ergebnisse sichtbar machen
  Ein Erwartungsmanagement soll Missverständnisse vermeiden. Bürgerinnen und Bürger sollten bereits bei der Eingabe von Meldungen informiert werden, wenn sie Probleme melden, für die es bereits Umsetzungen gibt. Ergebnisse aus Meldungen sollten sichtbar gemacht werden. Dabei ist der Ressourcenaufwand für die Fachreferate im Blick zu behalten.

Perspektive Handlungsfeld I: Einordnung und Ausblick

• Klare Zuständigkeiten und Datenqualität stärken
  Die Ergebnisse des Austauschs bestätigen den Bedarf nach klaren Zuständigkeiten und einer belastbaren Datenbasis.
• Fachreferate gezielt entlasten
  Entscheidend ist, dass die Fachreferate nicht zusätzlich belastet werden. Eine gute Datenaufbereitung muss den Aufwand in den Ressorts senken.
• Weiterentwicklung gemeinsam mit Ressorts gestalten
  Das EMP-Team ist seit Start des Portals im Kontakt mit den Ressorts, um sowohl die Qualität der Dateneingabe als auch die Qualität der Datenaufbereitung zu verbessern, und lernt aus den Rückmeldungen für die Weiterentwicklung des Portals.
• Erkenntnisse ressortübergreifend nutzbar machen
  Ein erster EMP-Bericht wurde im September 2026 veröffentlicht und hat ressortübergreifende Bürokratiehürden identifiziert.
   

Kontext

Das EMP und die „Deutschland, was geht?“-Challenge sollen zusammen dauerhaft wirksame Lösungen für Bürokratierückbau hervorbringen. Ziel ist, dass aus einzelnen Meldungen und Projekten nachhaltige Wirkung entsteht. Dazu braucht es wirkungsorientierte Strukturen.

Zusammenfassung

Die Challenge hat zum Ziel, innovative Projekte aus der Zivilgesellschaft mit der Verwaltung zu verbinden. Die Diskussion zielte auf wirkungsorientierte, langfristige Strukturen ab. Prioritäten sollen sich an dem erwarteten Nutzen orientieren, unwirksame Projekte sollen beendet und Blockaden sichtbar gemacht werden. Wichtig sind klare Verantwortlichkeiten, Kennzahlen zur Bewertung und ein Denken in Prozessen statt in Projekten.

Die Handlungsempfehlungen

• Prioritäten nach erwarteter Wirkung setzen
  Projekte sollten nach erwarteter Wirkung priorisiert werden. Unwirksame Projekte sollten beendet werden. Dabei sind Kosten und Nutzen gegeneinander abzuwägen und die Zuordnung nach föderalen Ebenen zu berücksichtigen.
• Kennzahlen und Verantwortlichkeiten festlegen
  Zur Bewertung sollten Kennzahlen eingeführt werden, etwa Digitalisierungsgrad, Komplexität, Volumen und Zeitersparnis.
• Bestehende Lösungen nutzen und das Ökosystem einbinden
  Es sollte auf bestehenden Lösungen aufgesetzt werden. Dazu sollten GovTech-Ansätze und Marktplätze genutzt werden. Partner wie UnternehmerTUM und SPRIND sollten eingebunden und die Anbindung an den D-Stack berücksichtigt werden.
• Stakeholderkommunikation ausbauen
  Es sollten Austauschformate eingerichtet werden. Bereits bestehende Ansätze sollten aufgezeigt und die Nachvollziehbarkeit zu aktuellen Prozessen und Sachständen geschaffen werden.
• Prozess statt Projekt denken
  Eine juristische Sandbox (rechtlicher Erprobungsraum) könnte genutzt werden, um neue Ansätze zu erproben.

Perspektive Handlungsfeld I: Einordnung und Ausblick

• Drei Hebel für wirksamen Bürokratierückbau
  Die Kernergebnisse bündeln sich in drei Fokusbereichen: Nutzendenorientierung, Ressortbefähigung und Wirkungssteuerung.
• Dauerhafte Verankerung des EMP stärken
  Für Handlungsfeld I ergibt sich daraus: Das EMP sollte als dauerhaftes, ressortübergreifendes Steuerungsinstrument weiterentwickelt werden.